Protože jsem začal používat datovou schránku, začal jsem se také zajímat, jak je to s uchováním datových zpráv, a zejména zachováním jejich platnosti.
Jak uchovat datové zprávy?
Důležitá věc, kterou je potřeba vědět je, že v naší datové schránce se datové zprávy uchovávají pouze 90 dní po dni doručení do datové schránky. Tuto dobu lze prodloužit objednáním placené služby zvané Datový trezor, ale vzhledem k tomu, že jako drobný živnostník obdržím jednotky zpráv ročně, tak se mi zřízení takové služby, která je docela vysoce zpoplatněna, nevyplatí. Naštěstí je tu zdarma možnost uložit celou datovou zprávu vč. obálky na disk počítače. Uložení je jednoduché, kliknete na datovou zprávu, aby se vám otevřela v okně prohlížeče a v pravé horní části okna Detail zprávy kliknete na Uložit. Automaticky se vám stáhne celá datová zpráva ve formátu zfo na disk. Doporučuji takto stáhnout a uchovat každou datovou zprávu.
V čem otevřít staženou datovou zprávu?
Již staženou datovou zprávu (soubor s příponou zfo) je možné otevřít pomocí programu Software602 Form Filler. Tento program lze využít i k vyplňování daňových formulářů a přehledů o příjmech a výdajích. Blíže si o tom můžete přečíst například v článku Jak poslat přehled o příjmech a výdajích pro OSVČ přes datovou schránku?
Jak zjistit platnost časového razítka?
Platnost časového razítka je důležité pro zachování platnosti celé datové zprávy. Proto je důležité vědět, jaká vlastně je platnost časového razítka darové zprávy. Platnost časového razítka můžeme zjistit přímo v internetové aplikaci MojeDatovaSchranka. Otevřeme si příslušnou datovou zprávu, u které chceme platnost zjistit a v pravé horní části okna Detail zprávy rozklikneme Další možnosti a vybereme Detaily zabezpečení. V novém okně pak v části Certifikát podacího časového razítka vidíme v řádku Platnost do: datum platnosti časového razítka. Pokud už po 90 dnech datovou zprávu v datové schránce nenalezneme, ale máme ji uloženou na disku, stačí uloženou zprávu otevřít v programu Software602 Form Filler. V pravém sloupci Informace o formuláři klikneme na kapitoluČasové razítko, otevře se nám nové okno, kde klikneme v řádku Vystavil: na název certifikátu a v novém okně opět vidíme v řádku Platnost do: datum platnosti časového razítka.
Jak prodloužit platnost časového razítka?
Musíme pamatovat na to, abychom vždy před uplynutím platnosti časového razítka prodloužili jeho platnost. To lze provést jednoduchým způsobem v internetové aplikaci mojedatovaschranka.cz. Klikneme na prostřední záložku Ověření datové zprávy. V novém okně poté klikneme pod sloupcem Přerazítkovat na položku Vybrat. Opět se otevře nové okno, kde kliknutím na Vybrat zvolíte na disku soubor s příponou zfo, u kterého chcete prodloužit platnost časového razítka. Až soubor vyberete, kliknete na Přerazítkovat datovou zprávu. Soubor se vám automaticky uloží s rozšířenou platností časového razítka, jehož platnost uvidíte přímo v názvu souboru.